Veiligheid en privacy
De veiligheidsregels zijn het product, geen schakelaar
Hieronder staat wat in de software is vastgelegd, en ook wat we nadrukkelijk niet beloven.
Een mens keurt elk antwoord goed
Geen antwoord aan een klant gaat de deur uit zonder dat een mens het goedkeurt. Automatisch versturen staat uit, en voor voedselveiligheid, betalingen en privacy kan het niet aan.
De software stelt automatisch versturen per categorie pas voor als je team de concepten in die categorie aantoonbaar vrijwel ongewijzigd verstuurt. Aanzetten blijft altijd jouw beslissing.
Gevoelige vragen gaan naar een mens
Vragen over voedselveiligheid en allergenen gaan naar een medewerker.
Vragen over betalingen en persoonsgegevens gaan naar een medewerker.
Voor elke productieversie draait een vaste veiligheidstest van 99 vragen. Eén verkeerd gerouteerde allergeen-, betaal- of privacyvraag stopt de bouw. Gemeten op 19 oktober 2026: 99 van 99 goed.
Wat het in je mailbox doet
Het leest via IMAP je inbox en je map Verzonden. Het markeert berichten als gelezen of gemarkeerd, en zet een kopie van verstuurde antwoorden in je map Verzonden. Concepten en labels zet het niet in je mailbox: die staan in het reviewscherm.
Getallen komen uit je webshop, niet uit de AI
Bestelgegevens en bedragen worden alleen-lezen uit WooCommerce gehaald en overgenomen zoals WooCommerce ze geeft.
Persoonsgegevens en training
Voordat tekst naar het AI-model gaat of als voorbeeld wordt gebruikt, worden namen en contactgegevens automatisch gemaskeerd. Er wordt geen eigen AI-model op je gegevens getraind.
Maskeren gebeurt op patronen. Dat is geen garantie: daarom beslist er altijd een medewerker voordat er iets naar een klant gaat.
Foto's die een klant bij een gewone vraag meestuurt, gaan niet gemaskeerd naar het AI-model. Bij vragen over betalingen, privacy of voedselveiligheid gaan ze niet naar het model.
Klantgesprekken worden na een vaste bewaartermijn automatisch verwijderd; in de huidige installatie is dat 90 dagen. Gemaskeerde voorbeeldantwoorden in de kennisbank blijven langer bewaard.
Waar je gegevens staan
De applicatie en de database draaien bij Render in de EU, in Frankfurt.
Voor het opstellen van concepten gaan gemaskeerde tekst en, bij gewone vragen, meegestuurde foto's naar Anthropic in de Verenigde Staten, onder een verwerkersovereenkomst met EU-modelcontractbepalingen. Volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic wordt invoer via de API niet gebruikt om modellen te trainen.
We beloven niet dat de AI-leverancier niets bewaart: zo'n afspraak is er niet.
Subverwerkers in de huidige installatie
- Render Services, Inc.: hosting van applicatie en database, EU-regio Frankfurt.
- Anthropic, PBC: het opstellen van conceptantwoorden, Verenigde Staten, onder EU-modelcontractbepalingen.
Transparantie over AI
Linedesk365 is een hulpmiddel voor je medewerkers. De AI stelt concepten voor en deelt mail in; een mens beslist wat je klant te lezen krijgt. Zo blijft er altijd iemand verantwoordelijk voor elk antwoord.
We raden aan om je klanten in je privacyverklaring te vertellen dat je AI gebruikt bij het opstellen van antwoorden.
Benieuwd wat dit voor jouw klantmail betekent?
In een half uur laten we zien hoe het werkt, met jouw vragen als uitgangspunt.