Praktijkvoorbeeld
Linedesk365 bij The Meat Boys
The Meat Boys gebruikt Linedesk365 voor de dagelijkse klantmail. De medewerkers houden het laatste woord.
Wat er gebeurt met elke klantmail
Elke binnenkomende klantmail krijgt automatisch een prioriteit en wordt waar mogelijk ingedeeld op onderwerp. Mails over bedorven vlees, ziek na het eten of een verkeerd product komen bovenaan de wachtrij.
Vragen over voedselveiligheid, allergenen, betalingen of persoonsgegevens worden als escalatie apart gezet voor een medewerker. Er komt een conceptvoorstel bij, dat je medewerker controleert, aanvult en zelf verstuurt.
Concepten, geen automatische antwoorden
Voor gewone vragen staat een conceptantwoord klaar, met de bestelgegevens uit WooCommerce ernaast. Die gegevens worden alleen gelezen, nooit aangepast.
Een medewerker leest het, past het aan en verstuurt het zelf, via de eigen mailserver van de webshop. Er gaat niets automatisch naar een klant.
Leren van eerdere antwoorden, zonder persoonsgegevens
Het systeem gebruikt eerder verstuurde antwoorden van het team als voorbeeld. Namen en contactgegevens worden daarbij automatisch gemaskeerd, en er wordt geen eigen AI-model op de gegevens getraind. Klantgesprekken worden na een vaste bewaartermijn automatisch verwijderd; in de huidige installatie is dat 90 dagen. Gemaskeerde voorbeeldantwoorden in de kennisbank blijven langer bewaard.
Inzicht in wat er binnenkomt
Een rapportagescherm toont vraagtypen, klachten per product en voorraadsignalen.
Het doel
Minder overtypen van dezelfde antwoorden, zodat het team meer tijd heeft voor persoonlijk contact: de klant aan de telefoon, de klant in de winkel, de klacht die een gesprek nodig heeft.
Benieuwd wat dit voor jouw klantmail betekent?
In een half uur laten we zien hoe het werkt, met jouw vragen als uitgangspunt.